Kantoorklachtenregeling – Versie 2026.1
1. Klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de cliënt over VNA of medewerkers die onder VNA werken. Dit kan gaan over de totstandkoming of uitvoering van de opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de declaratie. Hieronder vallen geen klachten als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet. Dit zijn zogenoemde tuchtrechtelijke klachten, die worden behandeld door de Deken van de Orde van Advocaten en – indien van toepassing – door de Raad van Discipline.
2. Klager: de cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht indient.
3. Klachtenfunctionaris: de advocaat die verantwoordelijk is voor het behandelen van de klacht.
1. Deze klachtenregeling geldt voor alle overeenkomsten tussen VNA en de cliënt.
2. VNA behandelt klachten volgens deze regeling.
De regeling is bedoeld om:
1. Klachten van cliënten binnen een redelijke termijn op een constructieve manier op te lossen.
2. Te onderzoeken waardoor klachten ontstaan.
3. Bestaande relaties te behouden en te verbeteren door goede klachtenbehandeling.
4. De kwaliteit van onze dienstverlening te verbeteren op basis van klachtanalyse.
1. De klachtenregeling is openbaar en te vinden op onze website: www.vincentnoletadvocaat.nl
2. De advocaat wijst de cliënt bij de start van de opdracht op deze regeling.
3. Als een klacht na behandeling niet is opgelost, kan deze worden voorgelegd aan een onafhankelijke instantie: de Deken van de plaatselijke Orde van Advocaten, of – als de cliënt dat wil – wordt de klacht doorgestuurd naar de Raad van Discipline.
1. Kan de cliënt niet samen met de behandelend advocaat tot een oplossing komen, dan wordt de klacht doorgegeven aan mr. D.Z. (Danitcha) Peters, die daarmee zal optreden als klachtenfunctionaris.
2. De klachtenfunctionaris stelt degene over wie is geklaagd op de hoogte van de klacht en kan een toelichting geven. Ook de klager krijgt de gelegenheid zijn of haar kant van het verhaal te geven.
3. Degene over wie de klacht gaat probeert samen met de cliënt tot een oplossing te komen, eventueel met hulp van de klachtenfunctionaris.
4. De klachtenfunctionaris handelt de klacht binnen vier weken af. Lukt dat niet, dan wordt een nieuwe termijn medegedeeld met uitleg waarom het langer duurt.
5. De klager en degene over wie de klacht gaat, krijgen schriftelijk bericht over de uitkomst van de klacht en eventuele aanbevelingen.
6. Als de klacht volledig is afgehandeld en akkoord is, tekenen klager, klachtenfunctionaris en degene over wie de klacht ging het eindresultaat.
1. Iedereen die bij de klacht betrokken is, houdt de inhoud van de klacht vertrouwelijk.
2. De klager betaalt geen kosten voor de behandeling van de klacht.
1. De klachtenfunctionaris zorgt dat de klacht op tijd wordt afgehandeld.
2. Degene over wie de klacht gaat houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte van contact en mogelijke oplossingen.
3. De klachtenfunctionaris informeert de klager over de voortgang en afhandeling.
4. De klachtenfunctionaris houdt een dossier bij van de klacht.
1. Alle klachten worden geregistreerd, inclusief het onderwerp van de klacht.
2. Een klacht kan meerdere onderwerpen hebben.
3. Periodiek wordt er verslag uitgebracht van de klachtenafhandeling, met aanbevelingen om nieuwe klachten te voorkomen en de procedures te verbeteren.
4. Minstens één keer per jaar worden deze verslagen besproken binnen VNA en worden besluiten genomen over eventuele verbeteringen.
Laatst geupdate: januari 2026